Microsoft Project är ett program för projektledning och är primärt till för en projektledare och dennes medarbetare som ska utveckla projektet och allokera resurser (tid, pengar och arbetstimmar) till de olika uppgifter som är anknutna till projektet.

För att uppnå målen kan Microsoft Project hjälpa till med att lösa dessa uppgifter på ett överskådlig och snabbt sätt, och dessutom hålla koll på projektets utveckling, hantera och styra den fastställda budgeten, analysera arbetsbördan för de anknutna medarbetarna och generellt hålla koll på alla de aspekter som man lätt kan missa när projektet väl är igång.

Microsoft Project är den senaste utgåvan av programmet och har redan nu nått en dominerande position på programvarumarknaden för projektledning, eller som det kallas på engelska, "Project Management Software".

I princip är Microsoft Project en del av Office-familjen men produkten har aldrig ingått som fast program i någon av Office-versionerna – det spekuleras dock att detta kommer ske i framtida versioner av Microsoft Office.

Vi erbjuder Microsoft Project i versionerna 2013 och 2016 – läs mer om lösningarna här:

 

Funktioner i Microsoft Project

Den stora styrkan i Microsoft Project ligger i programvarans möjlighet att skapa budgetar som är baserade på konkreta arbetsuppgifter och resurser som finns tillgängliga för projektet. Genom att allokera resurser till uppgifter och tilldela dessa uppgifter estimerat över nödvändiga arbetstimmar, kan Microsoft Project beräkna de löpande omkostnaderna fördelat på deluppgifter och på projektet som helhet.

Definitionerna av resurser (medarbetare, utrustning, material osv.) kan delas upp mellan flera sidolöpande projekt via en slags resurspool. Varje resurs kan tilldelas sin egen kalender, där det framgår vilka tidpunkter resurserna är tillgängliga och vilka arbetsuppgifter som kan genomföras. Det är också möjligt att tilldela en resurs till flera olika projekt och Microsoft Project kan planlägga vilka tidpunkter en specifik resurs finns tillgänglig i kalendern.

Det är dock viktigt att betona att Microsoft Project inte bör användas till att räkna ut hur många produkter som kan produceras vid en given resursförbrukning. Det är en komplex problemställning av produktionsmässig karaktär som Microsoft Project inte tar ställning till, då programvaran inriktar sig särskilt på mänsklig arbetskraft och t. ex. konsulttimmar och konsultförbrukning.

Microsoft Project skapar däremot "optimal projektväg" som också kallas "Critical Path Method". Utan att göra det alltför tekniskt omfattar begreppet den optimala vägen/rutten för planläggningen av ett projekt för att minimera förbrukningen av arbetstimmar och maximera kvaliteten på projektet – i grund och botten är det en algoritm som räknar ut den optimala allokeringen av tillgängliga resurser i ett projekt. Denna "projektväg" kan i Microsoft Project visualiseras i ett Gantt-diagram för att ge en bättre översikt och underlätta beslutsfattarens arbete.

Microsoft Project kan dela in de deltagande projektmedlemmarna i olika klasser, så varje klass har särskilda rättigheter och åtkomst till olika nivåer i projektet – det kan vara alla former av relevanta data, kalendrar, delprojekt, resurser osv.